organizzazione

Come organizzarsi meglio ed essere più produttivi

17-aprile-2018

di Federico Caruso

La sensazione di arrivare a fine giornata sfiniti, ma senza aver concluso granché, è un’esperienza piuttosto comune. Può essere un fenomeno più o meno saltuario, che si verifica solo in certi periodi e a certe condizioni. Per molti è invece la quotidianità, e ad esso si accompagnano spesso frustrazione, cattivo umore, spossatezza. Settimane scandite da giornate piene, ma non si sa bene di che cosa. Spesso non vengono risparmiati nemmeno i fine settimana, che tendono a svanire prima che si siano recuperate le energie, e il lunedì arriva sempre troppo presto. Il problema di fondo è la capacità di gestire il tempo, riappropriarsene, darsi una tabella di marcia (e rispettarla), ridurre al minimo le distrazioni.

Con questo articolo (e con altri in futuro) vogliamo provare a dare alcuni consigli, un metodo che possa essere davvero utile a superare la sensazione di stallo in cui molti sono bloccati a causa di una modalità di lavoro sbagliata (o assente). Sono tanti gli elementi che ruotano attorno al tema dell’organizzazione: la definizione di obiettivi (quali scegliere, come renderli chiari), la capacità di concentrazione, la gestione dello spazio, la scelta di strumenti di lavoro, l’elaborazione di una tabella di marcia a breve e a lungo termine. Affrontare tutto assieme sarebbe impossibile, quindi ci muoveremo da un argomento all’altro nel corso di vari post, cercando di coprirli tutti.

È bene precisare un paio di cose prima di cominciare, ossia che tutto ciò non riguarda solo chi lavora in proprio o da casa, ma anche chi lavora quotidianamente in ufficio o comunque a stretto contatto con altre persone. Ogni metodo, per quanto ben formulato o strutturato, va comunque adattato al contesto e alle proprie attitudini. Non esiste una formula universale, ma se si ha la curiosità di sperimentare e provare nuove strategie si possono scoprire tante cose inaspettate, anche su di sé.

In questo primo articolo partiamo dall’ultimo aspetto tra quelli elencati prima: la tabella di marcia. Daremo per scontato che chi legge abbia già tutti gli strumenti che gli servono per definire come riempire le proprie giornate, ma voglia migliorare la produttività e avere la sensazione di “riempire” le giornate e le settimane in maniera soddisfacente. Uno dei blog su cui l’argomento è stato affrontato in maniera più convincente è quello di Nat Eliason, giovane blogger e imprenditore statunitense. Il sistema che proponiamo si rifà al suo post, che a sua volta è una sintesi e un adattamento di vari altri sistemi elaborati da diversi autori.

Programmare prima, per non pensarci più

La chiave di tutto è pianificare in anticipo le attività della settimana, giorno per giorno, in maniera piuttosto dettagliata. Tenendosi ovviamente un buon margine di flessibilità per gestire eventuali imprevisti. Sarebbe bene quindi fare un elenco delle attività e attribuire loro un livello di priorità, in modo da liberarsi subito di quelle più urgenti e non rimandabili, ed essere pronti ad accogliere gli imprevisti senza per questo ritrovarsi a tarda ora a finire ciò che si sarebbe potuto fare ore prima. La pianificazione non va fatta di giorno in giorno, ma all’inizio della settimana. L’obiettivo è separare il momento in cui si stende il programma della settimana (idealmente tra sabato e domenica) e quello in cui si portano a termine le cose decise (da lunedì a venerdì). A fine giornata, durante la settimana, sarà sufficiente fare un rapido bilancio delle cose fatte rispetto a quelle programmate, per aggiustare (eventualmente) il tiro nei giorni successivi.

Scrivere

Come avrete capito a questo punto, è fondamentale scrivere. Su questo ci sono davvero decine di possibilità: si può usare una tabella Excel, risorse online come Trello (utile soprattutto per chi lavora in team), app come Things, ma anche strumenti cartacei come un’agenda (purché di un formato che permetta di scrivere molte cose ogni giorno), oppure un quaderno (come propone il sito Bullet Journal).

Riassumendo

Dunque, riassumendo, i passi per cominciare sono questi:

1. scrivere tutte le attività che si dovranno affrontare durante la settimana, assegnando loro una priorità;
2. trasferire su una tabella (o sull’agenda) la scansione temporale con cui si pensa di portarle a termine;
3. confrontare giorno per giorno quanto fatto in rapporto alla programmazione ed eventualmente correggere il tiro.

Probabilmente, all’inizio l’ultimo punto vi vedrà spesso distanti da quanto avevate pianificato. L’entusiasmo iniziale porta spesso a richiedere troppo a se stessi, e a fallire nel valutare quanto tempo può richiedere ogni attività. Col tempo, si imparerà a capire se ci sono stati elementi che hanno rallentato il lavoro (telefonate, notifiche e interruzioni varie, argomento di un futuro post), oppure se c’è un errore di pianificazione, che va corretto. Chiudiamo qui per il momento e vi invitiamo a sperimentare (e se volete a farci sapere come va). Nelle prossime settimane riprenderemo il discorso, con l’obiettivo di arrivare a definire un sistema di organizzazione completo e articolato.

(Photo by Andrew Neel on Unsplash)

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